Opis materiału
„Pierwszą zasadą zarządzania jest delegacja, nie staraj się robić wszystkiego samemu, ponieważ – nie możesz.” Anthea Turner
Przedstawiam opisaną w artykule Naphtali Hoff sytuację dyrektorów szkół amerykańskich i wyrażone przez nich w badaniach opinie na temat własnej pracy. Sadzę, że realia polskie są podobne. Przytaczam wskazówki, jak dyrektor może ulżyć swemu losowi, jeśli postawi na delegowanie i dzielenie się władzą. Przy wskazówkach proponuję pytania, które pomogą z nich skorzystać.
Sytuacja dyrektora nie tylko w USA
Typowy dzień dyrektora szkoły obejmuje szereg działań związanych z zarządzaniem, takich jak planowanie, zarządzanie personelem i obiektami, nadzór pedagogiczny, spotkania, budżetowanie, planowanie, dyscyplinowanie uczniów, kontaktowanie się z rodzicami i społecznością, raportowanie do kuratorium lub dzielnicy… A najważniejsze zadanie to odpowiadanie na indywidualne potrzeby uczniów. Ta lista nie uwzględnia sytuacji kryzysowych i szczególnych wypadków, które są nieuniknione w szkołach i mogą być bardzo absorbujące.
Aby sprostać tym wymaganiom, dyrektorzy pracują dłużej i są coraz bardziej wyczerpani. Są zobowiązani do uwzględniania wytycznych płynących od ministerstwa i od samorządu i są za wszystko odpowiedzialni.
Badania nad amerykańskimi dyrektorami
Badanie MetLife „Amerykański Nauczyciel: Wyzwania przywództwa w szkole” zrealizowane w 2012 roku wykazało, że trzech na czterech dyrektorów szkół publicznych uważa, że ich praca stała się „zbyt złożona”, a większość twierdziła, że obowiązki dyrektorów szkół zmieniły się znacząco w ciągu ostatnich pięciu lat. Prawie połowa ankietowanych wskazała, że „czują bardzo zestresowani kilka dni w tygodniu”.
Innym czynnikiem przyczyniającym się do tego stresu, jest brak poczucia kontroli nad sytuacją. Według tej samej ankiety tylko 42% dyrektorów twierdzi, że ma kontrolę nad realizacją programów nauczania w swojej szkole, a 43% twierdzi, że ma wpływ na usuwanie „złych” nauczycieli.
Jednak ten brak kontroli nie zmniejsza poczucia odpowiedzialności dyrektorów za codzienność w ich szkołach. Dziewięć na dziesięciu dyrektorów twierdziło, że są odpowiedzialni za wszystko, ale w wielu dziedzinach czują, że nie są w stanie zrobić wiele dla poprawy sytuacji. W konsekwencji następuje zauważalny spadek zadowolenia dyrektorów z własnej pracy. W 2008 r. 68% wskazało, że są „bardzo zadowoleni”, cztery lata później liczba ta spadła do 59%.
Nic dziwnego, że około jedna trzecia ankietowanych stwierdziła, że w ciągu następnych pięciu lat podejmie inną pracę. To może być wielka szkoda dla oświaty, gdyż dotyczy profesjonalistów, dla których edukacja jest pracą ich życia.
DELEGOWANIE
Co można zrobić?
Odpowiedzią jest delegowanie uprawnień i rozproszone przywództwo. Oto kilka wskazówek:
1. Określenie obowiązków. Więcej zostanie zrobione i w bardziej kompetentny sposób, gdy obowiązki każdego będą jasno określone i właściwi ludzie będą wykonywać właściwą pracę w odpowiednim czasie.
- Czy twoi pracownicy mają jasno określone obwiązki? Czy są one spisane i można się do nich odwołać?
- Jak określasz obowiązki pracownika, któremu delegujesz zadanie i uprawnienia?
2. Te same osoby do tych samych zadań. Ciągłość procesu ma zalety. Warto, aby osoby, które nauczyły się wykonywać pewne zadania i sprawdziły się, stale były za nie odpowiedzialne. Np. osoby, które nauczyły się robić plan lekcji lub przygotowywać akademie. Warto utrzymać tych samych ludzi skupionych na tych samych dobrze wykonywanych zadaniach.
- Czy masz zadania, które są delegowane stale tym samym osobom?
- Jakie zadanie mogłyby być delegowane stale tym samym osobom?
3. Zostawianie dla siebie tylko kluczowych zadań. Dyrektor powinien wybrać kluczowe i ważne zadania i im się poświęcić, a resztę zadań może przypisać innym osobom. W ten sposób głowa dyrektora może być trochę lżejsza.
- Jakie zadania w szkole uznajesz za kluczowe, a jakie mniej?
4. Szkolenie do zadania. Dyrektor powinien pracować wyłącznie nad rzeczami, do których ma wyjątkowe kwalifikacje, a resztę przekazywać przeszkolonemu personelowi pomocniczemu. Przeszkolonemu, co oznacza, że dyrektor delegując zadanie musi być przekonany, że pracownik jest w stanie to zadanie wykonać dobrze. Możliwe, że delegowanie będzie wymagało przeszkolenia, ale czas szkolenia na pewno będzie krótszy niż wykonanie.
- W jaki sposób masz zamiar przeszkolić pracownika do wykonania zadania? Kto może wykonać szkolenie i kiedy?
5. Władza. Wraz z delegacją musi iść przekazanie w pewnym zakresie władzy. Według słów Craiga Groeschela, założyciela Life Church – „Kiedy delegujesz zadania, tworzysz obserwujących, kiedy delegujesz władzę, tworzysz liderów”. Nauczyciele liderzy otrzymujący zadanie, często skarżą się, że nie mogą go wykonać, gdyż inni pracownicy odmawiają. Delegując zadanie dyrektor musi delegować też uprawnienia.
- Jaka władza może być przekazana pracownikami wraz z zadaniem?
- W jaki sposób poinformujesz zespół o przekazaniu władzy ba rzecz pracownika?
6. Zaufanie. Delegowanie buduje zaufanie między stronami. Zaufanie jest także potężnym czynnikiem poprawiającym morale i zaangażowanie pracownika. Zaufanie jest obopólne, dyrektor ufa, że pracownik da sobie radę, a pracownik może liczyć na pomoc dyrektora.
- Do kogo z pracowników masz zaufanie, że rzetelnie wykona zdanie?
- W jaki sposób stwarzasz warunki do tego, aby pracownik mógł zwrócić się do ciebie o pomoc?
7. Monitorowanie i docenianie wykonywanej pracy. Delegacja umożliwia pracownikom rozwijanie różnych umiejętności. Jednak potrzebne są życzliwa kontrola i wsparcie oraz docenienie ich pracy. Te zadania dyrektora wymagają poświęcenia im czasu.
W delegowaniu komunikacja jest potrzebna nieustannie. Ma to pozytywne następstwa, w tym dzielenie się pomysłami i udzielanie wsparcie ze strony dyrektora.
- Jak możesz doceniać pracownika wykonującego dobrze zadanie?
8. Kreatywnośći motywacja. Nowe umysły oznaczają nowe sposoby patrzenia na rzeczy i nowe podejścia do rozwiązywania problemów. Osoby otrzymujące zadanie, mogą mieć nowatorskie pomysły, które nie przyszły dyrektorowi do głowy. Rezultatem jest często innowacyjne, twórcze podejście, znacznie przewyższające pierwotną koncepcję.
Wiele teorii motywacyjnych podkreśla znaczenie odpowiedzialności w doskonaleniu pracy i w rozwoju pracownika. Pracownicy zazwyczaj czują się bardziej zaangażowani, jeśli czują, że dyrektor ma do nich zaufanie i powierza im pewne obowiązki. Ważnym czynnikiem jest danie samodzielność i wyboru pracownikowi w określaniu sposobu realizacji zadania. Delegowanie władzy łączy się z zaufaniem. Rozproszony model przywództwa zachęca liderów do szerszego dzielenia się swoją praktyką, budując wewnętrzną zdolność całego zespołu do zmian i doskonalenia. Powoduje ono, że cały zespół czuje się odpowiedzialny za pracę szkoły.
- Na ile jesteś gotowy do dania samodzielności i wyboru pracownikowi?
9. Świętowanie i docenianie. Świętowanie jest bardzo ważne w szkole i dotyczy nie tylko sukcesów uczniów, ale również pracowników. Takie świętowanie i docenianie wpływa motywująco na wszystkich pracowników i sprzyja braniu na siebie dodatkowych obowiązków.
- Jak wykorzystasz zdobyte przez pracownika umiejętności?
- Jak zorganizujesz dzielenie się przez niego efektami i świętowanie sukcesu?
Delegowanie jest trudnym zadaniem dla każdego szefa. Często dyrektor woli sam wykonać zadanie, bo wie, ze będzie wtedy wykonane dobrze. Jednak takie myślenie prowadzi do zmęczenia i wypalenia. Trzeba delegować zadania i warto się tego nauczyć.
Danuta Sterna
Na podstawie artykułu Naphtali Hoff,a, prezesa Impactful Coaching & Consulting: https://www.smartbrief.com/original/2019/02/why-principals-must-delegate?utm_source=brief&utm_medium=FeaturedContent&utm_campaign=EducationOriginals
